La Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) expidió la Resolución N.° SPDP-SPD-2026-0038-R, con la que reforma el Reglamento para la Presentación, Recepción y Trámite de Denuncias y Solicitudes.
La reforma precisa los conceptos de denuncia, solicitud y constancia de recepción; establece reglas para la presentación digital de estos trámites; modifica el desarrollo de las actuaciones previas; y regula el uso de herramientas tecnológicas e inteligencia artificial como apoyo a la gestión institucional.
Entre los principales cambios se encuentran los siguientes:
- Denuncia: es el acto mediante el cual cualquier persona natural o jurídica pone en conocimiento de la SPDP hechos que podrían dar lugar a una actuación administrativa por una presunta infracción a la LOPDP, su reglamento general y demás normativa aplicable. La denuncia no constituye el ejercicio de los derechos de los titulares.
- Solicitud: es el acto mediante el cual se requiere la atención o tutela de los derechos y libertades de los titulares respecto del tratamiento de sus datos personales por parte de un responsable o encargado.
- Constancia de recepción: es la certificación digital auténtica generada por el sistema habilitado por la SPDP, que acredita la recepción de la denuncia o solicitud e indica la fecha y hora de presentación.
- Las denuncias y solicitudes deberán presentarse a través del canal digital habilitado en la página web institucional de la SPDP o mediante el Sistema Nacional de Registro de Datos Personales (SISPDP). El formulario deberá suscribirse con firma electrónica válida. Excepcionalmente, si la persona no cuenta con firma electrónica, podrá suscribirlo con firma manuscrita, digitalizarlo y cargarlo en el sistema.
- La presentación se entenderá efectuada únicamente cuando la denuncia o solicitud haya sido registrada en el canal digital y se genere la correspondiente razón de recepción. La SPDP podrá brindar asistencia presencial o remota para el uso del canal digital, sin que ello implique recepción física ni formación de expedientes físicos.
- El formulario de denuncia deberá permitir identificar al denunciante y al responsable o encargado denunciado, exponer los fundamentos de hecho y de derecho, y determinar la presunta infracción. Si ya existe otra denuncia tramitada con identidad de sujetos, objeto y causa, se dispondrá el archivo de la nueva denuncia.
- La actuación previa comenzará mediante acto administrativo expedido por el Superintendente de Protección de Datos Personales o su delegado, que será notificado al sujeto investigado cuando este se encuentre identificado o individualizado.
- Una vez practicada la actuación previa, se emitirá un informe preliminar. El sujeto investigado contará con diez días, desde su notificación, para pronunciarse sobre los documentos y hallazgos preliminares. Su criterio será valorado en el informe final; si no se pronuncia dentro del término, el informe se emitirá con base en los elementos incorporados al expediente.
- El informe final podrá recomendar el archivo de la actuación previa, la aplicación de medidas correctivas o el inicio del procedimiento administrativo correspondiente. La decisión administrativa resultante deberá notificarse al investigado dentro del plazo máximo de seis meses contado desde la notificación del acto que ordenó el inicio de la actuación previa.
- La SPDP podrá utilizar herramientas tecnológicas, incluidos sistemas o agentes de inteligencia artificial implementados o autorizados en su entorno institucional, para apoyar la recepción, organización, clasificación y análisis de información, generar alertas, elaborar resúmenes documentales y producir insumos auxiliares.
- Las decisiones que produzcan efectos jurídicos o puedan afectar significativamente derechos no podrán sustentarse exclusivamente en herramientas tecnológicas o sistemas de inteligencia artificial. Los resultados generados tendrán carácter auxiliar y deberán ser revisados, contrastados y validados por el servidor público competente.
- Cuando estas herramientas se utilicen como apoyo para elaborar informes preliminares o finales, deberá dejarse constancia en el expediente, con identificación de la herramienta empleada y del servidor público responsable de su revisión y validación.
- La Intendencia General de Control y Sanción podrá implementar formatos, matrices, guías operativas, modelos de informes y otros instrumentos de estandarización documental, sin limitar la motivación técnica y jurídica que corresponda en cada caso.
- Las denuncias y solicitudes que se encuentren en trámite a la fecha de entrada en vigencia de la reforma se sujetarán a sus disposiciones.
La reforma fortalece la tramitación digital ante la SPDP y permite incorporar herramientas tecnológicas en la gestión de expedientes, pero mantiene la valoración humana, la motivación y la responsabilidad del servidor público competente como requisitos indispensables para la adopción de decisiones.
Esta información es un resumen de novedades jurídicas de interés, y por tanto no podrá ser considerada como asesoría provista. Cualquier inquietud, comunícate con el equipo de AVL.