La Resolución No. SCVS-INC-DNCDN-2024-0013, de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros (SCVS), publicada en el Registro Oficial 657 del 3 de octubre de 2024, reforma las normas de control para la administración del riesgo de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, reforzando los mecanismos de prevención y supervisión del lavado de activos y financiamiento del terrorismo en el sector societario, ampliando el catálogo de los sujetos obligados a reportar, así como exigiendo la actualización de manuales de prevención, realización de auditorías externas, y sancionando incumplimientos.

A continuación, resumimos los principales cambios:

• Sujetos obligados:

1. Comerciantes y negociadores de joyas, metales y piedras preciosas.

2. Comercializadoras de vehículos y maquinaria especializada.

3. Compañías de inversión e intermediación inmobiliaria y de la construcción.

4. Compañías de servicios courier, incluyendo sus operadores, agentes y agencias.

5. Compañías de servicios de transferencia nacional o internacional de dinero, incluyendo

sus operadores, agentes y agencias.

6. Servicios de transporte nacional e internacional de dinero, especies monetarias y valores.

7. Compañías que incluyan servicios de naturaleza contable (incluye limitaciones).

8. Compañías de servicios legales o societarios (incluye limitaciones).

9. Compañías que prestan el servicio de factoring.

Auditoría externa

Desde el año 2024, los sujetos obligados que deben realizar auditorías externas para evaluar el cumplimiento y la efectividad de sus sistemas de prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos deben considerar los siguientes parámetros para determinar si requieren una auditoría:

• Los activos totales de la compañía deben ser iguales o superiores a USD 500,000.
• Los ingresos obtenidos en el período auditado deben ser iguales o superiores a USD 1,000,000, o bien las transacciones reportadas a la Unidad de Análisis Finaciero y Económico (UAFE) deben ser iguales o superiores a este monto.

• Dentro del proceso de debida diligencia, el oficial de cumplimiento debe asegurarseque el auditor externo y su equipo tengan conocimientos sólidos en prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

• El auditor externo que realice la auditoría financiera del sujeto obligado podrá realizar también la auditoría de prevención, siempre que se utilice un equipo de trabajo distinto con los mismos conocimientos especializados. No se permitirá intercambiar o rotar miembros de los equipos entre ambas auditorías.

• Las empresas deberán exigir que los auditores externos contratados cuenten con al menos 3 años de experiencia auditando sujetos obligados en esta área.

• La falta de designación y registro del oficial de cumplimiento constará como un incumplimiento dentro del Certificado de Cumplimiento de Obligaciones (CCO).

Oficial de cumplimiento

• Se incluyen como prohibiciones para ser oficial de cumplimiento las siguientes:

• El oficial de cumplimiento designado para un sujeto obligado del sector societario no puede ser calificado para desempeñar el mismo rol en los sectores de Seguros o Mercado de Valores, ni en instituciones controladas por otras entidades como la Superintendencia de Bancos o la UAFE .
  • Personas que trabajen en áreas financieras, administrativas, contables, jurídicas o tributarias para el sujeto obligado no pueden ser calificadas como oficiales de cumplimiento.
  • Las empresas con pendientes en su CCO no podrán calificar a su oficial de cumplimiento hasta que solucionen dichas observaciones.

• El representante legal de la compañía será el responsable de realizar el proceso de debida diligencia al oficial de cumplimiento.

• El cargo de oficial de cumplimiento no es sujeto a tercerización.

• Los oficiales de cumplimiento deberán realizar al menos 2 capacitaciones anuales, que deberán ser impartidas por la UAFE o la SCVS.

Grupos Empresariales

En el caso de grupos empresariales, cada empresa del grupo debe aprobar, mediante junta general o asamblea de socios, la adopción conjunta de un sistema de prevención de riesgos de lavado de activos y otros delitos. Además, la junta o asamblea de cada empresa será responsable de aprobar, reelegir, revocar o reemplazar al oficial de cumplimiento del grupo. El oficial designado debe tener una relación contractual con una de las empresas del grupo o con la compañía holding.

Compañías Courier

Las compañías courier deberán realizar procesos de debida diligencia simplificada cuando se trate de paquetes o encomiendas cuyo valor es menor a USD 2.000,00, mientras que se deberá realizar el proceso de debida diligencia estándar para aquellos que superen dicho valor.

Empresas de servicios contables

• La normativa aplicará a las compañías que ofrecen servicios contables cuando, en nombre de un cliente o tercero, realicen operaciones como:

1. Compra y venta de bienes inmuebles;
2. Administración de dinero, valores y otros activos del cliente;
3. Administración de cuentas bancarias o de ahorros;
4. Organización de contribuciones para empresas; y,
5. Creación, operación o compra de entidades comerciales.

Empresas de servicios legales

• La normativa aplicará a las compañías que ofrecen servicios legales cuando, en nombre de un cliente o tercero, realicen operaciones como:

1. Compra y venta de bienes inmuebles;
2. Administración de dinero, valores y otros activos del cliente;
3. Administración de cuentas bancarias;
4. Organización de contribuciones para empresas;
5. Creación, operación o compra de entidades comerciales;
6. Creación, operación, administración, compra y venta de contratos fiduciarios;
7. Actuación como agente en la creación de personas jurídicas o en contratos fiduciarios;
8. Actuación o designación de un tercero para actuar como director, apoderado o socio en sociedades o en posiciones similares dentro de compañías;
9. Provisión de un domicilio registrado, comercial, postal o administrativo para una compañía o cualquier otra entidad jurídica; y,
10. Actuación o designación de un fideicomisario para contratos de fideicomiso. Sin embargo, no están obligadas cuando actúan como defensores o representantes de sus clientes en procesos judiciales, administrativos, arbitraje o mediación.

Otras disposiciones

• La SCVS elaborará las matrices de riesgos que ayuden a identificar los riesgos, su perfil, el monitoreo, la adopción de acciones para mitigarlos y evaluarlos periódicamente.

• La SCVS podrá realizar inspecciones in situ o extra situ a compañías bajo el control de la Institución, sean o no sujetos obligados.

• Los sujetos obligados que tengan oficiales de cumplimiento registrados en la UAFE, pero que no se hayan calificado en el sistema en línea de la SCVS desde el 18 de julio de 2022, deben cumplir con los requisitos vigentes y registrarlos dentro de un plazo de 60 días.

• A partir de la vigencia de la Resolución, las compañías obligadas tienen hasta el 26 de Febrero de 2025 para actualizar su Manual de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y otros Delitos, y registrarlo en línea, previa aprobación de la junta general o asamblea de accionistas.

Esta información es un resumen de novedades jurídicas de interés, y por tanto no podrá ser considerada como asesoría provista. Cualquier inquietud, comunícate con el equipo de AVL Abogados.