Mediante Acuerdo Ministerial número 0000069 el Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana (MREMH) promulgó la “Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales del Ministerio de Relaciones Exteriores y Movilidad Humana”, siendo esta política de aplicación obligatoria para todos los servidores de esta institución.

A continuación se indican los puntos relevantes de la mencionada política:

1. Alcance

El MREMH se compromete a cumplir la normativa aplicable de protección de datos de carácter personal, la cual es aplicable a todos los datos personales recolectados a través de los portales institucionales.

Las unidades responsables de la prestación de los servicios ciudadanos estarán encargadas del tratamiento de datos personales, para lo cual suscribirán el formulario de creación del usuario en el cual consta el apartado de compromisos de confidencialidad del servidor encargado en el uso del sistema.

2. Datos recopilados

Los datos que se recopilarán de acuerdo con el servicio requerido por los usuarios, son los siguientes: identificación personal, demográficos, entre otros.

3. Finalidad del tratamiento de datos

Se utilizará la información de los usuarios en los portales del MREMH para:

Se utilizará la información de los usuarios en los portales del MREMH para:

• Procesar solicitudes y entregar notificaciones.
• Proporcionar soporte u otros servicios.
• Contactar al ciudadano para confirmar o entregarle información.
• Proteger contenidos y servicios.
• Generar estadísticas de servicios, la analítica de datos que se genere en la prestación de servicios pasa por un proceso de homologación semántica en las variables a considerar.

• 3. 1 De la recopilación de datos personales de niños, niñas y adolescentes:

El MREMH recopilará datos de niños, niñas y adolescentes para la prestación de un servicio; sin embargo, de acuerdo con la normativa vigente, la provisión del servicio es de forma presencial, con el acompañamiento de sus padres o tutores.

Además, el MREMH establecerá protocolos para el tratamiento y protección de información sensible. Solo se podrá tratar los datos de niños, niñas y adolescentes cuando se cuente con la autorización expresa del titular o tutor. Estos datos deberán ser anonimizados o seudonimizados. Se considerarán los protocolos para la conservación de la información y criterios para la eliminación de datos, teniendo en cuenta que los datos personales no deberán ser conservados por más tiempo del necesario para cumplir con su finalidad.

4. Proceso para ejercer los derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición y portabilidad

En virtud del Capítulo III de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, se reconoce a los titulares de datos personales los derechos de acceso, rectificación, eliminación, oposición y portabilidad al tratamiento que se realice sobre la información de sus datos personales. Para que los titulares de la información puedan hacer efectivos sus derechos de acceso podrán utilizar los canales de atención presencial o virtual.

5. Notificación cuando existan cambios en la política de tratamiento de datos personales

El MREMH puede actualizar su Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales cuando sea necesario. En el caso de realizar cambios sustanciales, estos serán notificados mediante aviso en la página web de la institución, por lo que se recomienda revisar periódicamente esta página para obtener la información más reciente.

6. Uso de cookies

El MREMH puede utilizar los datos personales de los usuarios, incluidos los datos recopilados como resultado de la navegación en los canales electrónicos y los protocolos y registros electrónicos, para ayudar a crear y personalizar el contenido de su sitio web.

7. Medidas para precautelar la seguridad de los datos personales

El MREMH protege la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información, de acuerdo con el “Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información”. Sin embargo, el MREMH no se responsabiliza en caso de que los usuarios utilicen computadores externos de uso compartido donde pueden existir programas que sustraigan de manera ilegal la información ingresada.

8. Términos y condiciones de uso

El ingreso y uso de los portales que el MREMH para brindar sus servicios, requiere la aceptación expresa, plena y sin reservas de todos y cada uno de los Términos y Condiciones de uso de la Política.

El MREMH brinda la seguridad de la información al usuario desde el momento en que se solicita información personal a través de sus portales institucionales.

La responsabilidad del MREMH incluye lo siguiente:

• El MREMH solamente es responsable del tratamiento y uso de los datos personales que recabe en forma directa a través de los portales institucionales.

• El MREMH se deslinda de cualquier responsabilidad que pueda general al usuario por cualquier uso inadecuado o contrario a los fines de los portales institucionales.

• El MREMH no se hace responsable por la veracidad o exactitud de la información contenida en los enlaces a otros sitios web o que haya sido entregada por terceros.

• El acceso a los portales del MREMH actualmente son gratuitos y sin cargo alguno. El MREMH no se responsabiliza de ningún daño o perjuicio que se derive de la no disponibilidad de acceso a los servicios en línea.

Las obligaciones del usuario son las siguientes:

• No dañar, inutilizar, modificar o deteriorar los canales electrónicos a los que está teniendo acceso, ni los contenido incorporados y almacenados en éstos.

• No utilizar programas con el fin de obtener accesos no autorizados a cualquier canal electrónico, contenido y/o servicios ofrecidos a través de estos.

• No interferir ni interrumpir el acceso, funcionalidad y utilización de canales electrónicos y redes conectados al mismo.

En el caso de presentar alguna duda sobre este nuevo cuerpo normativo, estamos prestos a responder cualquiera de sus inquietudes.

Fuente: Acuerdo Ministerio No. 69, promulgada en el Tercer Suplemento No. 424 del Registro Oficial, de 25 de octubre de 2023.

Este boletín contiene un resumen de novedades jurídicas de interés y por tanto no podrá ser considerado como una asesoría provista por AVL. Cualquier inquietud comunícate con el equipo de AVL Abogados.