Mediante Acuerdo Ministerial No. MDT-2023-140, de 14 de noviembre de 2023, el Ministerio de Trabajo ha expedido las Normas Generales aplicables al control de las obligaciones del empleador y los procedimientos de inspección.

Entre los puntos más relevantes que regula este Acuerdo Ministerial constan:

1. Generales:

• Ámbito: Es obligatoria para todos los empleadores y trabajadores del sector público y del sector privado sujetos al Código del Trabajo.

• Obligatoriedad de uso de la plataforma y registro de trabajadores: Dispone la obligatoriedad de registro de empleadores en la plataforma informática del Ministerio de Trabajo, en la cual el empleador debe mantener registrada y actualizada la información de sus trabajadores.

Obligatoriedad de conservación de documentación: la que puede ser física o digital.

2. De la decimotercera y decimocuarta remuneración

Acumulación: Para efectos de la acumulación de la decimotercera y decimocuarta remuneración, los trabajadores deberán presentar la solicitud por escrito a sus empleadores durante los primeros quince (15) días de enero de cada año.

En caso de vinculaciones nuevas, el trabajador deberá presentar su solicitud de acumulación, hasta quince (15) días posteriores a su inicio de labores.

Periodo del cálculo: Los periodos de cálculo para dichos beneficios son los siguientes:

a. Decimotercera remuneración: desde el uno (1) de diciembre hasta el treinta (30) de noviembre del año siguiente.

b. Decimocuarta remuneración para las regiones Costa e Insular: desde el uno (1) de marzo hasta el último día del mes de febrero del año siguiente.

c. Decimocuarta remuneración para las regiones Sierra y Amazónica: desde el uno (1) de agosto hasta el treinta y uno (31) de julio del año siguiente.

Registro del pago: el empleador debe registrar el pago a través de la plataforma informática, en las siguientes fechas:

Los empleadores del servicio doméstico tienen los mismos derechos que el trabajador en general por lo que, las reglas de cálculo y fecha de pago serán las mismas.

3. De las utilidades

• Cumplimiento de pago y registro del 15% de participación laboral: Los empleadores deberán realizar el pago de la participación de utilidades dentro del término de quince (15) días, contados a partir de la fecha de liquidación de utilidades, la cual deberá hacerse hasta el treinta y uno (31) de marzo de cada año.

Distribución: Se distribuirá el 15% de las utilidades líquidas que el empleador genere, conforme con lo establecido en el Código del Trabajo.

• El 10% se dividirá entre todos los trabajadores y extrabajadores del ejercicio fiscal correspondiente.
• El 5% restante se dividirá en proporción a las cargas familiares de los trabajadores y extrabajadores del ejercicio fiscal correspondiente.

Serán consideradas para la distribución del 5% las cargas familiares que se acrediten como tal en el ejercicio económico que se generó la utilidad, según se establece en el artículo 97 del Código del Trabajo. El trabajador o extrabajador presentará hasta el 31 de marzo del ejercicio fiscal en el que son distribuidas las utilidades la documentación que acredite las cargas familiares.

Los trabajadores y extrabajadores no tendrán derecho a la participación de utilidades respecto a sus cargas familiares cuando:

a. Los hijos o hijas del trabajador o extrabajador hayan cumplido dieciocho (18) años de edad dentro del ejercicio fiscal durante el cual se generaron las utilidades. Sin embargo, el hijo o hija que tenga discapacidad de cualquier edad es parte de la participación de utilidades.

b. Se termine la unión de hecho legalmente reconocida o se encuentren divorciados, lo que no afectará a los descendientes.

Para el cálculo de la participación de utilidades para los trabajadores y extrabajadores de los sectores estratégicos de la minería e hidrocarburífero, se tomará en cuenta los porcentajes establecidos en la Ley que rige a cada sector.

4. De las actas de finiquito

• Obligación de registro de actas de finiquito: El empleador deberá elaborar y registrar el acta de finiquito en el sistema que el Ministerio de Trabajo, la que se realizará en la plataforma informática habilitada para el efecto.

• Suscripción de acta: El acta de finiquito deberá estar debidamente suscrita por las partes y se deberá cargar el archivo en formato PDF en la misma plataforma para su registro.

• Plazo de registro: El registro del acta se lo realizará en un plazo máximo de un mes, treinta (30) días, contado desde la terminación de la relación laboral.

Pago por consignación: En los casos en los cuales la persona trabajadora no acuda a cobrar su liquidación o se niegue a recibirla, el empleador deberá proceder a la consignación de los valores en un término máximo de quince (15) días, contados a partir del vencimiento del término señalado, con el siguiente procedimiento:

a) Generar el acta de finiquito a través del sistema informático del Ministerio del Trabajo para revisión del Inspector de trabajo;

b) El inspector validará el acta y la documentación de soporte, como roles de pago, horas extras, descuentos, contratos de los trabajadores, recibos de cancelación de la decimotercera y decimocuarta remuneraciones, utilidades, y otros documentos que garantice el cumplimiento de las obligaciones patronales.

c) De cumplir con toda la documentación pertinente, el inspector de trabajo autorizará el pago a través del sistema habilitado para el efecto, para que el empleador realice la consignación correspondiente en el Ministerio del Trabajo.

d) El empleador deberá cargar el comprobante de pago y el acta de finiquito debidamente suscrita por el empleador en la plataforma que el Ministerio designe para el efecto.

5. Del reglamento interno de trabajo de los empleadores del sector público y privado

• Obligatoriedad de Reglamento Interno: Todo empleador, del sector privado o público, bajo el régimen del Código del Trabajo y de las organizaciones de la economía popular y solidaria que cuente con más de diez (10) trabajadores deberá, de forma obligatoria, elaborar y registrar el proyecto de reglamento interno de trabajo.

• Registro: El Reglamento Interno debe ser aprobado y registrado en un plazo máximo de un mes, treinta (30) días.

El incumplimiento del registro del reglamento interno de trabajo será causal de sanción, de conformidad a lo dispuesto en este Acuerdo Ministerial.

6. De las inspecciones de trabajo e imposición de sanciones

El Ministerio de Trabajo tiene la facultad de control de cumplimiento de las disposiciones legales relativas a las condiciones de trabajo y protección de los trabajadores, por lo cual puede realizar inspecciones focalizadas o integrales.

• La inspección focalizada es la que tiene por objeto verificar el cumplimiento de uno o varios derechos específicos (trabajo infantil, inclusión laboral de personas con discapacidad, cumplimiento de derechos laborales de extranjeros, entre otros).

• La inspección integral es la que tiene por objeto verificar el cumplimiento de los derechos laborales del trabajador o trabajadores en su integralidad; es decir, el cumplimiento de los derechos previstos en el Código del Trabajo y normas conexas.

Las inspecciones pueden realizarse de las siguientes maneras:

• Inspecciones electrónicas: la verificación se realizará a través del uso de medios electrónicos (por medio del correo electrónico registrado en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo, notificaciones electrónicas).En caso de inconsistencias en la documentación remitida vía electrónica, el Inspector podrá ordenar la presentación de la documentación física, incluyendo una audiencia presencial.

• Inspecciones de campo: Tiene por objeto verificar de manera física en las instalaciones del lugar o centros de trabajo del empleador, el cumplimiento de los derechos laborales del trabajador o trabajadores.

Una vez concluidas las inspecciones, el procedimiento terminará con un auto de archivo o, en su defecto, la resolución de sanción administrativa.

La sanción impuesta por el Inspector debe ser pagada en un término no mayor de 10 días, o se procederá al cobro coactivo.

7. De las sanciones

Las sanciones se establecerán en relación con cada infracción en la que hubiera incurrido el empleador, dependiendo si son infracciones leves, graves o muy graves; conforme el siguiente detalle:

Sanciones especiales: Por otra parte, se establecen infracciones especiales las cuales son las siguientes que, a su vez, por el incumplimiento responden a la obligación del cumplimiento de un pago:

• Concurrencia de sanciones: Podrán acumularse a un mismo empleador varias multas por diferentes incumplimientos, las cuales no podrán sobrepasar en conjunto veinte (20) salarios básicos unificados (SBU).

• Reincidencia: La cuantía de las multas enunciadas, podrán incrementarse hasta el duplo de la sanción correspondiente a la infracción cometida.

Se considerará reincidencia al reiterado incumplimiento de la misma infracción en dos procesos de inspección distintos llevados con una diferencia temporal de al menos treinta (30) días y máximo un (1) año calendario; aun si no se hubieran cometido para con los mismos trabajadores.

Las sanciones por reincidencia se aplicarán durante un año calendario a partir de la primera sanción.

En el caso de presentar alguna duda sobre este nuevo cuerpo normativo, estamos prestos a responder cualquiera de sus inquietudes.

Esta información es un resumen de novedades jurídicas de interés y por tanto no podrá ser considerada como una asesoría provista por AVL. Cualquier inquietud comunícate con el equipo de AVL Abogados.